Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling

Zoals toegezegd informeren wij uw raad tweemaal per jaar over de voortgang van de organisatieontwikkeling van onze ambtelijke organisatie via de reguliere P&C-cyclus.

De gemeente streeft ernaar zelfstandig te blijven met een flexibele en daadkrachtige organisatie. Om onze inwoners beter te kunnen bedienen, is meer regie nodig met de focus op goede dienstverlening en vanuit de kernwaarden: Dienstverlenend, ondernemend, eigenaarschap en flexibiliteit.

Een onderdeel van de organisatieontwikkeling is een aanpassing van de organisatiestructuur. Met minder managementlagen en zo optimaal mogelijk samengestelde teams zorgen wij voor een meer effectieve, efficiënte en resultaatgerichte organisatie met korte lijnen en meer aandacht voor medewerkers en bedrijfsvoering. In de kadernota 2025-2028 hebben wij u geïnformeerd over het proces. Op 18 juni 2024 heeft het college een voorgenomen besluit genomen tot de structuurwijziging en aangegeven het definitieve besluit te nemen nadat het integrale implementatieplan voor de organisatieontwikkeling is vastgesteld. Hiermee zijn door directie en college de adviezen en aanbevelingen van de OR overgenomen. Op 25 september 2024 heeft het managementteam het ‘implementatieplan Vught bouwt verder’ vastgesteld en op 1 oktober 2024 heeft het college het formele besluit tot de structuurwijziging genomen. Dit houdt in dat per 1 oktober de managementstructuur bestaat uit een tweehoofdige directie (gemeentesecretaris/algemeen directeur en directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening) en een managementteam met tien teammanagers. Op dit moment zijn tien van de in totaal twaalf managementfuncties ingevuld door vaste medewerkers. Eén functie wordt tijdelijk waargenomen en één functie is nieuw in de nieuwe structuur en moet nog worden ingevuld.

In het eerste half jaar van 2024 zijn concrete stappen gezet om, waar nodig, de werkdruk te verlichten en de interne communicatie in de organisatie te verbeteren. Directie en college heeft hier consequent aandacht voor. Bedrijfsvoerings-onderdelen zijn versterkt wat zorgt voor een adequatere en snellere afhandeling van dossiers en een verbeterde interne communicatie rond de organisatieontwikkeling. Het college is nog meer zichtbaar en aanspreekbaar voor de organisatie, door vaker aanwezig te zijn in de organisatie, (nog) meer overleggen in het gemeentekantoor te laten plaatsvinden, of regelmatig gebruik te maken van een werkplek in het gemeentekantoor. Het college blijft medewerkers uitdrukkelijk uitnodigen via intranet, om collegeleden op te zoeken, als ze iets willen bespreken.

Gezamenlijk zorgt dit voor meer duidelijkheid en verbinding in de organisatie. Er ontstaat meer grip op de werkzaamheden, meer inzicht in de behoeften van onze medewerkers en meer grip op financiën in de organisatie. De komende 2 jaar wordt conform het implementatieplan ‘Vught bouwt verder’ gewerkt aan de organisatieontwikkeling, waarbij de steigers Dienstverlening, Samenwerking, Bedrijfscultuur en Goed werkgeverschap leidend zijn.

Om in een snel veranderende maatschappij een slagvaardige, dienstbare en wendbare organisatie te kunnen zijn is organisatieontwikkeling een continu proces. Wij blijven u hierover informeren via de gebruikelijke weg in de P&C-cyclus.

 
HR beleidsontwikkeling in het kader van 'Vught bouw verder'.

Het HR beleidsplan richt zich met namen op 'binden, boeien en ontwikkelen' en sluit naadloos aan op het implementatieplan VBV. Onder andere de volgende onderwerpen komen aan bod.

Arbeidsmarkt (werving en selectie)
De arbeidsmarkt wordt om diverse redenen steeds krapper. Daarbij heeft de overheid nog steeds te kampen met een minder aantrekkelijk imago. Tot nu worden de vacatures nog redelijk snel ingevuld, maar het is uitermate belangrijk om ons als werkgever goed te presenteren en medewerkers vervolgens ook te binden en te boeien. Onze HR-instrumenten worden optimaal hierop afgestemd zoals de wijze waarop we werven (onze positie op de arbeidsmarkt) en het verder ontwikkelen van aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Daarnaast moeten we inzetten op kennisbehoud en goede begeleiding van nieuwe, vaak jonge, onervaren medewerkers.

Sturingsfilosofie en leiderschap
Een sturingsfilosofie laat de basisprincipes en waarden zien waar onze organisatie haar beslissingen en beleid op baseert. In onze organisatiestructuur, met twee hiërarchische lagen, helpt zo'n filosofie duidelijkheid te verschaffen over de richting, prioriteiten, integraal werken, en de manier waarop medewerkers met elkaar en de omgeving omgaan. Dit zorgt voor eenheid in visie en aanpak.

Leiderschap speelt hierin een cruciale rol. Onze vraagt om leiders die niet alleen sturen, maar ook inspireren, coachen en faciliteren. Leiderschap is erg belangrijk om medewerkers te motiveren, verantwoordelijkheid te laten nemen en de samenwerking tussen teams te bevorderen. Goede leiders zorgen voor verbinding, duidelijke communicatie en het vertalen van de sturingsfilosofie naar de praktijk, wat essentieel is voor het behalen van onze doelstellingen.

Beide principes worden uitgewerkt in een op te starten managementontwikkeltraject van het managementteam en de directie.

Duurzame inzetbaarheid (vitaliteit)
De medewerkers zo lang en optimaal mogelijk mentaal en fysiek inzetbaar houden is erg belangrijk voor het efficiënt en op het gewenste niveau laten functioneren van onze organisatie. In het verleden zijn daarvoor bijvoorbeeld vitaliteitsweken gehouden met uiteenlopende activiteiten op het vlak van het fysieke en mentale welbevinden. Destijds om het onderwerp weer (na corona) op de kaart te zetten. De medewerkers waren hier erg enthousiast over en er werd veel gebruik van gemaakt. Het laat zien dat het een welkom onderwerp is voor het personeel. In de toekomst concentreert het zich niet meer op enkele weken in het begin van het jaar maar worden er verdeeld over het hele jaar activiteiten ondernomen. Daarnaast wordt het onderwerp opgenomen in elk HR-instrument dat zich daarvoor leent, zoals het jaarlijkse HR gesprek.

Strategische personeelsplanning
Met strategische personeelsplanning wordt in kaart gebracht welke kwantitatieve en kwalitatieve behoefte de organisatie heeft aan personeel voor de middellange- en lange termijn. In de eerste plaats om voorbereid te zijn op de vacatures die zullen ontstaan door reguliere uitstroom en in de tweede plaats welke kwaliteiten de medewerkers nodig hebben voor de toekomstige uitdagingen.

Voor dat laatste wordt door middel van een kwalitatieve en kwantitatieve analyse van de teams de staat van onze organisatie geïnventariseerd. De eventuele 'gap' die er bestaat tussen 'aanwezig en gewenst' wordt aangepakt. Kortom, de informatie die het oplevert wordt gebruikt voor de doorontwikkeling van het personeel, de strategische personeelsplanning, het arbeidsmarktbeleid en activiteiten rondom duurzame inzetbaarheid.

Leren en ontwikkelen (goed werkgeverschap)
Een goed pakket primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden is natuurlijk erg belangrijk voor het aantrekken en behouden van personeel. Voor een gemeente van onze omvang is het bieden van opleiding en ontwikkeling daarbij belangrijk. Dat maakt de gemeente Vught extra aantrekkelijk voor jonge talentvolle medewerkers die we zo een aantal jaren een werkplek kunnen bieden waarin ze zich verder kunnen ontwikkelen. Natuurlijk is ook voor het zittende personeel opleiding en training in het kader van duurzame inzetbaarheid erg belangrijk. Strategisch opleidingsbeleid wordt in dit kader ontwikkeld.

Ziekteverzuim

Ons ziekteverzuimcijfer over 2022 4,94% en over 2023 bedroeg het 4,66%. Het landelijke cijfer voor vergelijkbare gemeenten bedroeg over 2023 6,5%.
Het streefcijfer van 4,5% is realistisch en wordt gehandhaafd. Het streefcijfer blijft als een soort alarmsignaal fungeren, dat gaat knipperen als het cijfer een 0,5% stijgt of daalt. Het geldende verzuimbeleid voldoet en wordt voortgezet. 

Personeelsbudget

In de Kadernota 2025 zijn een aantal functies genoemd die aan de formatie zijn toegevoegd en is de nieuwe cao doorberekend.

Overige mutaties

Medewerker duurzaamheid
Het betreft een aanvullende medewerker duurzaamheid, die volledig wordt gedekt vanuit de rijksbijdrage.

Medewerker gebouwenbeheer
Voor 2024 en 2025 was er incidenteel budget voor de inhuur van een gebouwenbeheerder. Dit is omgezet naar tijdelijk personeel in loondienst..

Opvang en migratie
De tijdelijke formatie voor opvang en migratie is met 7 fte uitgebreid. De kosten hiervoor worden volledig gedekt van de Rijksbijdrage.

Overige verschillen

Voor de jaren 2024 tot en met 2026 betreft het voordelen als gevolg van tijdelijke werknemers in eigen dienst. Het verschil in 2027 ontstaat omdat dit in de huidige begroting een nieuwe jaarschijf is, waar nog een aantal correcties op gemaakt moesten worden.

Taakstelling bedrijfsvoering

Eén van de doelen van de organisatieontwikkeling “Vught bouwt verder” is een efficiënte en effectieve organisatie. Om dit te bereiken zetten we in op digitalisering en automatisering waardoor processen vlotter verlopen. Daarnaast zetten we in op procesoptimalisatie door onder andere verantwoordelijkheden lager in de organisatie te beleggen. Er wordt een kwantitatieve en kwalitatieve analyse uitgevoerd om per team te komen tot een efficiënt en effectief ingericht team dat aansluit bij de uitvoering van wettelijke taken, de verwezenlijking van de bestuurlijke ambities en aankomende ontwikkelingen. De uitkomsten van deze analyse, procesoptimalisatie, digitalisering/automatisering en de nieuwe managementstructuur zorgen gezamenlijk voor een besparing van € 400.000 op de bedrijfsvoering.

Wachtgeldvoorziening

Voor niet jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen dient een voorziening te worden aanhouden. De onttrekkingen kunnen onderhevig zijn aan onvoorziene wijzigingen. De verplichtingen kunnen sterk fluctueren als gevolg van werkaanvaarding en/of nieuwe uitkeringsverplichtingen ten gevolge van beëindiging van dienstverbanden. In de primitieve begroting is een storting opgenomen van € 100.000 voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van de ambtenaren. Eventuele gevolgen van de komst van de WNRA en WAB zijn pas later inzichtelijk. Als een aanpassing van de storting nodig is loopt dit altijd via de reguliere P&C producten.