De Wet open overheid (Woo) regelt de passieve en actieve openbaarmaking van informatie door de overheid. De verplichtingen rondom de actieve openbaarmaking worden gefaseerd ingevoerd. In de wet zijn 11 informatiecategorieën opgenomen die relevant zijn voor de gemeenten en die op termijn actief (uit eigen beweging) openbaar moeten worden gemaakt (Woo artikel 3.3, eerste en tweede lid.).
Nadat in november 2024 de actieve openbaarmaking van de eerste vijf informatiecategorieën uit de wet bij koninklijk besluit verplicht is gesteld is de verwachting dat er meerdere categorieën zullen volgen. Bij de in november aangewezen categorieën voldoet de gemeente aan de eisen die zijn opgenomen in het koninklijk besluit.
Na de keuze voor een geschikt en duurzaam publicatieplatform is de planning om in ieder geval alle door koninklijk besluit aangewezen verplicht openbaar te maken informatiecategorieën te publiceren.
Omdat onze website niet geschikt is om daar grote hoeveelheden informatie in op te nemen maken we gebruik van een publicatie platform. Hierdoor kunnen we onze informatie opnemen in het zaaksysteem, vervolgens anonimiseren en daarna publiceren in één procesgang.
De actief openbaar te maken informatie is toegankelijk via één centrale landelijke ingang, de zogenaamde Woo-index (organisaties.overheid.nl/woo).
Er van uitgaande dat de beschreven ontwikkelingen in 2024 hebben plaatsgevonden, beschikken we hiermee over alle middelen die nodig zijn om aan de verplichtingen in de Woo te voldoen.
Voor wat betreft de passieve openbaarmaking, de Woo-verzoeken, werken we met een Woo-coördinator. Deze registreert de Woo-verzoeken en zet deze uit in de organisatie, coördineert de afhandeling van Woo-verzoeken binnen de gemeente en bewaakt de termijnen zoals deze in de Woo gesteld zijn. Het doel blijft om de Woo verzoeken binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijnen af te handelen.
Naast de verplichtingen op het gebied van de passieve en actieve openbaarmaking zijn in de Woo verplichtingen opgenomen die gaan over het op orde brengen van de informatiehuishouding en het duurzaam toegankelijk maken en houden van digitale overheidsinformatie.
Informatiebeheer is nu vooral gericht op het zaaksysteem JOIN. Naast het zaaksysteem worden er vakapplicaties gebruikt voor specialistische processen. In deze applicaties, op netwerkschijven, in OneDrive en in Outlook wordt ook veel informatie bewaard.
In 2025 gaat het team informatievoorziening door om in samenwerking met de vakafdelingen de informatiehuishouding goed in beeld te brengen en dit vast te leggen in informatiebeheerplannen. Hieruit kunnen verbeteracties komen die we oppakken om de informatiehuishouding nog verder op orde te brengen en houden. Relevante ontwikkelingen worden opgenomen in onze jaarlijkse verantwoording over het informatie- en archiefbeheer aan de raad.
De gemeente ontvangt structureel en incidenteel, tot en met 2026, vanuit het rijk budgetten voor de implementatie van de Woo. De structurele middelen zijn ingezet voor de aanstelling van een administratief juridisch medewerker die zich onder andere bezighoudt met de uitvoerende taken op het gebied van de actieve openbaarmaking. Het gaat hier dan om het anonimiseren van stukken, het verder gereed maken voor publicatie en het plaatsen van de verwijzingen in de Woo-index (Woo redacteur). Een deel van de incidentele middelen wordt ingezet voor de inrichting van en aansluiting op een publicatieplatform.